Offentliga handlingar

I kommunen hanteras en stor mängd handlingar. Många av dessa handlingar är offentliga och kan begäras ut av medborgare, media och övrig allmänhet. 

Offentlighetsprincipen

Offentlighetsprincipen finns inskriven i tryckfrihetsförordningen som är en av Sveriges grundlagar. Offentlighetsprincipen innebär att alla, såväl svenska som utländska medborgare, har rätt att ta del av myndigheternas allmänna handlingar.

Syftet med offentlighetsprincipen är att ge medborgarna insyn i vilka beslut som fattas och hur politiker och tjänstemän arbetar.

Offentlighetsprincipen gäller för all offentlig verksamhet i Sverige, det vill säga stat, landsting, kommuner och kommunala bolag.

Vad är en allmän handling?

En handling betraktas som allmän om den förvaras hos kommunen och antingen är inkommen till eller har upprättats av kommunen.  Med upprättade handlingar menas färdiga handlingar som har skapats av kommunen.

Allmänna handlingar består ofta av pappersdokument, till exempel skrivelser, protokoll eller beslut. Men det kan också handla om e-postmeddelanden, kartor och bilder med mera.

Allmänna handlingar kan vara antingen offentliga eller sekretesskyddade, det vill säga hemliga.

Vilka handlingar kan jag få ta del av?

Du har rätt att ta del av de allmänna handlingar i kommunen som är offentliga. Handlingar som skyddas av sekretess har du generellt sett inte rätt att se. Kommunen gör dock en prövning i varje enskilt fall.

Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut pågående internt arbetsmaterial. Arbetsmaterial är handlingar som kommunens tjänstemän ännu inte har färdigställt och är således inte några allmänna handlingar.

Kommunen har heller ingen generell skyldighet att göra sammanställningar av uppgifter ur olika handlingar eller databaser om de inte är enkla att ta fram.

Hur gör jag för att begära ut handlingar?

Om du vill ta del av en allmän handling kan du använda beställningsformuläret som finns på kommunens webbplats eller vända dig direkt till den verksamhet som förvarar handlingen.

Aktuella handlingar finns vanligtvis hos den kommunala nämnd eller det kommunala bolag som handlägger ärendet, medan äldre handlingar finns hos kommunarkivet. Är du är osäker på vart du ska vända dig kan du kontakta ditt medborgarkontor så hjälper de dig att hitta rätt.

Hur fort kan jag få handlingarna?

Allmänna offentliga handlingar ska lämnas ut skyndsamt. I praktiken innebär det genast eller så snart det är möjligt (ca 1-2 dagar). Om du begär ut stora mängder handlingar eller handlingar som kräver större arbetsinsats att ta fram kan det få ta längre tid.

Vissa handlingar finns i elektronisk form och kan vanligtvis skickas via e-post. Kommunen har dock ingen generell skyldighet att skicka handlingar elektroniskt.

Du kan även läsa handlingarna på plats hos kommunen och skriva av dem om du vill. Du kan även få papperskopior av handlingarna mot en avgift.

Avgifter

Den som har rätt att ta del av en allmän handling har också rätt att få en kopia på den. Många handlingar finns elektroniskt och kan e-postas kostnadsfritt. Kommunen tar dock ut en avgift för papperskopior, avskrifter och vissa portokostnader.

Avgifterna regleras i avgiftsförordningen (1992:191) och är fastställda av kommunfullmäktige. 

Du får vara anonym

Enligt lagen behöver du inte tala om vem du är när du begär ut handlingar. Du behöver inte heller berätta varför du vill ha handlingarna. Om du vill vara anonym är du välkommen att kontakta kommunen per telefon och hämta ut handlingar i kommunhusets reception (Nygatan 10 i Strängnäs).

Överklaga beslut

Om du nekas att ta del av en handling kan du begära att få ett skriftligt avslagsbeslut från kommunen. Om du anser att kommunen har gjort fel har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. 

Länkar:
Förvaltningslagen
Offentlighets- och sekretesslagen
Tryckfrihetsförordningen
Avgiftsförordningen
Kammarrätten i Stockholm